El comienzo de un año nos brinda la oportunidad de evaluar los triunfos y los errores del año pasado y también nos ofrece la oportunidad de crear nuevas intenciones a nivel personal. Desafortunadamente las buenas intenciones no siempre llegan a cumplirse, y repetimos el ciclo el próximo año, ojalá con mejor suerte.
Una empresa madura no espera al primer día del año a definir su estrategia de negocios, la estrategia forma parte de un plan a largo plazo. Una empresa tiene una visión, una estrategia de negocios es una colección de proyectos definidos, aprobados y con presupuestos que ayudan a cumplir la visión de una empresa. Estas estrategias pueden ser de tres o cinco años.
En contraste con las intenciones personales, los proyectos de la estrategia de una empresa deberían cumplirse. Si no se cumplen, la empresa no solo perderá recursos, sino que no cumplirá con su visión. La visión de una empresa define en donde queremos estar, por ejemplo: Traer inspiración e innovación a cada atleta del mundo (Nike), ayudar a la gente a vivir más tiempo, más saludable y más feliz (CVS), ayudar a los creadores de contenido en el mundo a tener audiencias globales (Netflix), organizar la información mundial y hacerla universalmente accesible y útil (Google).
¿Cómo escogemos el primer día del año las intenciones personales? Usualmente respondemos a la pregunta: ¿Qué me preocupó el año pasado? La respuesta nos ayuda a escoger nuestras intenciones para el próximo año. Si nos preocupó la salud, escogemos intenciones relacionadas a dietas o hacer ejercicios. Si nos preocupó la economía, escogemos ser más precavidos con los presupuestos y pagar deudas. Si nos preocupó las relaciones con otras personas, escogemos invertir más tiempo con los seres queridos, etc.
En negocios, los proyectos son como las intenciones personales. En empresas maduras, los ejecutivos de la empresa definen la visión de la empresa; es decir, los ejecutivos responden a la pregunta: ¿En dónde quiero que mi empresa esté? La definición de los proyectos para cumplir la visión es propuesta por los gerentes de área de la empresa, los ejecutivos escogen qué proyectos deben cumplirse. Es decir, los ejecutivos definen a donde ir, y los gerentes de área proponen como podemos llegar, luego los ejecutivos escogen el mejor camino.
¿Cómo se propone un proyecto?
Un proyecto tiene la intención de crear, en un tiempo limitado, algo nuevo, de mejorar un procedimiento que, de mejores rendimientos, o de evitar un problema futuro. Los gerentes de área son quienes tienen que proponer proyectos una vez que la visión de la empresa se ha definido. Por ejemplo, si la misión de una empresa es convertirse en el líder del mercado, el gerente de área evalúa su área de responsabilidad y se pregunta: ¿qué puede mi equipo crear, cambiar o evitar para que mi empresa sea líder del mercado? La respuesta no es siempre sencilla, porque se necesita ser autocrítico y realista. Por ejemplo, un gerente de recursos humanos debería saber si sus prácticas para mantener al personal entrenado son buenas. Una empresa sin personal entrenado no va a ser líder en el mercado. El gerente tiene que evaluar el estado del entrenamiento del personal usando indicadores de rendimiento medibles que pueden ser: la cantidad de errores en diseño o producción debido a falta de entrenamiento, la cantidad de material desperdiciado debido a falta de entrenamiento, la pérdida de oportunidades con nuevos clientes debido a falta de entrenamiento, etc. Es decir, la definición de este problema tiene que ser una definición real, no una definición percibida.
Una vez definido el problema, el gerente de área evalúa como la situación influye en la visión de la empresa y propone al menos 3 soluciones para mejorar los indicadores de rendimiento. Cada solución propuesta debe incluir: la descripción de la propuesta, los beneficios de la propuesta, el costo de la propuesta, la cantidad de personal que se necesita para implementar la propuesta, los riesgos, los beneficios, el tiempo para implementar.
El gerente de área recomienda la mejor solución al problema, y las consecuencias si la propuesta no es aceptada. los ejecutivos evaluarán la propuesta y escogen la mejor solución.
Es muy posible que, durante la evaluación de su área, el gerente descubra más problemas que interfieran con la visión de la empresa. Por ejemplo, en el caso del gerente de Recursos Humanos, además de encontrar problemas con el entrenamiento, el gerente puede encontrar problemas en el reclutamiento de personal, en la retención de personal, en el nivel de pago de salarios en relación con la industria, en el nivel de beneficios a los empleados, en accidentes industriales, etc. El gerente tiene la obligación de proponer soluciones para cada uno de los problemas y ponerlos en orden de prioridad.
¿Cómo se escoge un proyecto?
Los ejecutivos de la empresa evalúan todas las propuestas de proyectos de los gerentes de área con la intención de definir qué proyecto(s) van a ayudar con la visión de la empresa y qué proyecto(s) se pueden completar; es decir se crea una matriz que compara alineamiento vs. realización. ¿Cómo pueden los ejecutivos evaluar si una propuesta debe aceptarse o no? Los ejecutivos pueden evaluar las propuestas respondiendo a estas preguntas: el costo inicial de la propuesta, el costo anual de la propuesta, el presupuesto disponible, el retorno de inversión, la alineación de la propuesta con la visión de la empresa, el tiempo de ejecución, el día de comienzo, la experiencia del equipo para diseñar e implementar la propuesta, el impacto de los cambios en la empresa, el nivel de resistencia a la propuesta, cuánto personal se necesita para implementar la propuesta, si el personal está disponible o si se necesita contratar servicios externos, cuantas áreas de la empresa van a ser afectados por la propuesta, cuál es el riesgo de la solución recomendada, que nivel de riesgo se quiere tomar, y qué pasaría con la visión si la propuesta no es aceptada.
La labor de los ejecutivos no es sencilla, ya que tienen que decidir qué propuestas deben implementarse y cuáles no deben implementarse. Cuando se escogen las propuestas los ejecutivos tienen que proveer financiamiento, y personal para que la propuesta sea ejecutada. Es muy importante que las propuestas se conviertan en proyectos formales, y los proyectos sean manejados por un gerente de proyectos profesional y no por los gerentes de área quienes hicieron la propuesta. Gerentes de proyectos profesionales manejan los proyectos asegurándose que los objetivos se cumplan, en el tiempo acordado y sin salirse del presupuesto aprobado.
Cuando el gerente de proyectos profesional toma el proyecto comienza un proceso siguiendo prácticas de la industria establecidos por el “Project Management Institute. Una organización internacional que recoge las mejores prácticas de gerentes de proyectos a nivel mundial. Esta institución acredita a gerentes de proyectos profesionales, como “Project Management Professionals” si estos gerentes pasan un examen de conocimientos y mantienen sus credenciales cada año completando educación relevante a la gerencia de proyectos.
El gerente de proyectos sigue el proceso establecido por el PMI.org para iniciar, planear, monitorear, controlar y cerrar proyectos. Estos procesos se siguen en 10 áreas de conocimiento: la estrategia para implementar el proyecto, el manejo de la misión y los objetivos del proyecto, el manejo de las relaciones con los directivos de la empresa, el manejo de todas las comunicaciones internas y externas, el manejo de presupuestos, el manejo de los itinerarios, el control de calidad, el manejo de las adquisiciones, el manejo de recursos humanos, y el manejo de riesgos.
Los gerentes de proyectos efectivos tienen una combinación de conocimientos técnicos y de atributos personales que hacen que el manejo de proyectos sea una combinación de ciencia y arte. Entre los mejores atributos de un gerente de proyectos se encuentran: habilidades de comunicación, inteligencia emocional, son organizados, son líderes, tienen excelentes habilidades interpersonales, son motivadores, tienen habilidad para escuchar y especialmente tienen habilidad para comunicar conceptos complicados.
Equivocadamente se piensa que un gerente de proyectos existe para lidiar con problemas, en realidad el gerente de proyectos existe para evitar problemas. Su labor es completar proyectos lo más pronto posible, asegurándose que la solución implementada sea de buena calidad y utilizando la menor cantidad de recursos posibles. El gerente de proyectos no es un dictador sino un facilitador, sabe cuándo se tiene que colaborar y cuando se tiene que comunicar. El gerente está motivado por los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos es también un negociador, sabe delegar, sabe entrenar, sabe cuándo llamar por ayuda, sabe quién es quién en la empresa y en el proyecto, sabe mantener al equipo motivado, sabe criticar, y conoce muy bien la política y la cultura de la empresa.
Un gerente de proyectos dedica su tiempo completo al proyecto asignado, ese es el principal motivo porque las empresas maduras utilizan gerentes de proyectos.
Como resumen, en contraste con las intenciones personales del año nuevo, las intenciones de una empresa tienen un proceso un poco más complicado pero seguro. Ojalá su intención este año nuevo sea que su empresa siga un proceso formal para proponer, escoger y ejecutar proyectos. Y que su otra intención sea utilizar gerentes de proyectos profesionales para poder llegar a la visión de sus empresas, acuérdense que, si falla al planear, está planeando fallar.
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