Cómo llegar a tus empleados de primera línea de manera rápida y eficaz [Checklist incluida]
Existe una necesidad creciente de contactar rápidamente a tus empleados en tiempos de crisis. Desde la propagación global de distintos virus, hasta cambios climáticos o amenazas a la seguridad, debes de pensar en comunicarte de manera rápida, eficaz y con una solución o un “call to action” en mente.
A medida que comiences a diseñar la estrategia adecuada para tu empresa, es importante recopilar información crítica y asignar un equipo de personas para ejecutar tu plan de comunicaciones para tiempos de crisis. Antes de comenzar a planificar cómo te comunicarás, tómate el tiempo de reunir la información necesaria:
Reúne los números de teléfono móvil de todos tus colaboradores
El 70% de los colaboradores mantienen su teléfono “a la mano” mientras están en el trabajo. Está claro que los teléfonos móviles son la forma más rápida de llegar a los empleados. Tu mensaje llegará directamente a la palma de sus manos.
Asigna a un equipo o persona para que sea el comunicador
Es importante dejar claro quién es el responsable de enviar la información en caso de emergencia. Asegúrate de que el equipo o la persona conozcan la importancia de esta responsabilidad y cuándo deben actuar en consecuencia.
Determina el punto de contacto
Tu punto de contacto servirá como la persona a la que los colaboradores pueden comunicarse si tienen preguntas después de recibir la comunicación de crisis. Determina quién es esta persona e incluye su información de contacto al final de tus mensajes en una crisis.
Decide cómo llegar a los “inalcanzables”
¿Qué haces si la gente no lee tu mensaje? ¿Envías un seguimiento o los llamas ahí mismo? Estas son preguntas importantes a considerar para asegurarte de que todo se desarrolle de la mejor manera posible en caso de una crisis real.
Redacta plantillas para posibles emergencias
Para minimizar los procesos de pensamiento durante una crisis, es una buena práctica tener plantillas prefabricadas que aborden temas clave de emergencia. Hazlo de modo que solo se necesiten actualizar algunas oraciones y esté listo el mensaje para ser enviado a tus colaboradores.
Una vez que reúnas lo necesario para comunicar la información crítica a tus colaboradores de manera efectiva, puedes proceder a planear y organizar tu estrategia de comunicación en tiempos de crisis.
Haz que la comunicación sea instantánea
En tiempos de crisis, ahorrar tiempo es tu principal objetivo. Tener alcance móvil es la solución más directa para llegar a tus colaboradores, y funciona más rápido que el correo electrónico. Minimiza las barreras de la comunicación. Buscar herramientas que te ayuden a enviar mensajes a muchas personas en un instante puede ser algo a considerar.
Envía mensajes en tiempo real
Actúa rápido y no reflexiones durante demasiado tiempo. Si temes que tus colaboradores puedan estar en peligro por cualquier motivo, ten en cuenta que comunicar información en tiempo real puede darles seguridad.
Dale seguimiento a tus datos
Es importante hacer un seguimiento de si un colaborador ha leído o no tu mensaje de comunicación para minimizar el riesgo y garantizar la seguridad.
Asegúrate que enviar mensajes sea fácil
Asegúrate de que tu método de comunicación en tiempos de crisis sea fácil de usar para tu equipo de comunicaciones, punto de contacto y colaboradores de recepción. El proceso de respuesta de los empleados también debería de ser directo, sin muchas complicaciones.
Llega a todas las personas
Ejecuta tu plan para llegar a los “inalcanzables” que decidiste en el paso anterior. Lo más importante es elegir conscientemente tus canales de comunicación. Quizás esta emergencia solo afecte a la mitad de tu personal, o solo a la ubicación de la oficina, pero mantén tus canales e información relevantes y específicos para las personas a las que les interesa.
Brinda a tus colaboradores un “call to action” o una solución
Encuentra el “call to action” más adecuada para tus colaboradores. Quizás desees que se pongan en contacto con la persona X para garantizar su seguridad o proporcionar información. O en vez, quieres que lean un artículo / documento con fines educativos sobre el tema de la emergencia. Tú decides qué es lo mejor, pero asegúrate de dejar a tu colaborador con un “call to action” o una solución para que no se quede en un estado mental de alarma.
Que no cunda el pánico, lo tienes bajo control. Ahora que tienes un plan en mente y los pasos de ejecución preparados, tómate el tiempo para ejecutar una prueba. Aquí es donde encontrarás fallas y errores en tu proceso que puedes corregir antes de un momento crítico en el que realmente necesites ejecutar tu plan de comunicación de crisis.
La planificación para lo inesperado te mantendrá a ti y a tus colaboradores informados y más seguros. Esperamos que nunca llegue el día, pero si lo hace, sabemos que estarás preparado.
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