El complejo negocio del éxito.
La diversidad de las operaciones de las empresas modernas normalmente se traduce en un complejo entorno de informes corporativos donde las diversas líneas de negocio tienen necesidades analíticas especializadas. Al mismo tiempo, la administración tiene la misión de conciliar y consolidar informes de esas múltiples entidades para una perspectiva entre empresas.
Históricamente, los usuarios finales de las diferentes divisiones dependían de hojas de cálculo de Excel no estructuradas para analizar los datos de sus aplicaciones. Dependiendo de la necesidad y las habilidades del usuario final, las hojas de cálculo podrían ser muy sofisticadas y podrían imitar de cerca las capacidades de consulta nativas de ERP. Algunos tendrán conexiones ODBC, otros incluirán capacidades integradas de Visual Basic.
A pesar de su sofisticación, las hojas de cálculo crean otros desafíos. Los cambios en los datos maestros a menudo requerirán cambios en la hoja de cálculo dependiente. Además, cuando el creador original de una hoja de cálculo deja la empresa, podría llevarse consigo sus conocimientos sobre cómo mantener la hoja de cálculo.
Y no todos los usuarios son genios de Excel, por lo que cuando surge un nuevo requisito de informes, muchos acudirán a TI en busca de ayuda para crear o modificar la herramienta necesaria y responder preguntas posteriores sobre uso y mantenimiento.
Buscando un entorno de informes en tiempo real.
Una de las otras áreas en las que el entorno dependiente de las hojas de cálculo crea desafíos es en la oportunidad de la data de los informes.
Debido a que muchas fuentes de datos no se actualizan en tiempo real, los analistas no siempre podrán obtener la visibilidad en tiempo real que necesitan. Al mismo tiempo, aquellos usuarios que dependen de TI para ayudarlos a desarrollar y modificar informes de hojas de cálculo a menudo enfrentaran retrasos durante períodos de alta demanda, como la temporada de informes de fin de trimestre y de año cuando TI recibe el mayor volumen de solicitudes de soporte.
Crear una carga de trabajo de TI más predecible.
Estos picos en la demanda de soporte también complicaran al área de TI.
Idealmente, encontraran una manera de ayudar a los usuarios a ayudarse a sí mismos a acceder a la información en el formato que necesitan. Los usuarios no solo estarán más felices, sino que TI tendrá más tiempo para dedicarlo a los proyectos que agregan valor al negocio y fortalezcan la posición estratégica de la Compañía.
Capacitar a los usuarios, normalizar la carga de trabajo de TI.
Implementar una sólida herramienta de informes que ofrezca capacidades avanzadas parecería la solución más adecuada, sin embargo, este tipo de herramientas resulta ser demasiado técnica para el usuario empresarial medio. Las empresas se quedan con un escenario en el que la flexibilidad de los informes mejora, pero aún enfrentan una acumulación de solicitudes de asistencia de los usuarios y picos en el envío de tickets en momentos de alta demanda de TI.
La solución es buscar una alternativa de reportes AdHoc orientada a usuario final.
Asociación para el éxito.
Las ventajas inmediatas en la usabilidad y la facilidad de integrar datos del ERP con fuentes de datos externas, sin comprometer la sofisticación analítica o la integridad de los datos.
A través de la capacitación los usuarios empresariales que normalmente habían confiado en TI para el soporte estarán creando y ejecutando los informes que necesitan en un período de tiempo relativamente corto.
Información empresarial bajo demanda, menor demanda de soporte de TI.
Cuando un analista de negocios ahora llama a la línea de ayuda de TI, generalmente será por una pregunta específica, como qué tabla usar en una consulta. Los usuarios estarán diseñando y creando sus propios informes para hacer cosas como conciliar los datos de inventario con el libro mayor y realizar un seguimiento de los gastos de inversión. Cuando las solicitudes de informes personalizados solían involucrar varias rondas de recopilación de requisitos, revisiones, pruebas y modificaciones, los usuarios ahora pueden completar la mayor parte del informe por sí mismos y necesitar de TI solo cuando tengan una pregunta específica.
Los usuarios también son más autosuficientes durante los períodos de informes de gran volumen. Como resultado, TI ahora tiene más previsibilidad en sus propios requisitos de recursos. También tienen más flexibilidad y tiempo para dedicar a los proyectos que agregan valor y ayudan a la compañía a desarrollar sus fortalezas estratégicas centrales.
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