En algunas profesiones, especialmente las tradicionales, se puede decir que las actividades diarias del profesional son el resultado de un proceso repetitivo, y en parte predecibles. Un contador, por ejemplo, reconcilia ingresos y gastos diariamente. El personal de ventas, está en contacto con los clientes en busca de nuevas oportunidades. El personal de recursos humanos dedica su tiempo a distintas labores de reclutamiento, o relaciones laborales. Un supervisor monitorea y controla el trabajo y busca soluciones cuando hay dificultades. El gerente plantea objetivos, toma decisiones, y analiza resultados para tomar acciones correctivas. Un gerente de proyectos debe tener conocimiento en diez distintas profesiones para manejar un proyecto.
Un proyecto es como una mini empresa de la organización. Una mini empresa con una misión y con objetivos claros y específicos que van a dar valor a la organización para aumentar ganancias o para reducir costos de operación. Un proyector tiene un ciclo de vida determinado, es decir, un proyecto sabe cuándo comienza y cuándo termina, cuando va a costar, y que debe producir. El componente más importante de un proyecto es su equipo de trabajo, el gerente de proyectos es responsable de que el proyecto comience y termine a tiempo, con el presupuesto establecido, que produzca lo propuesto con buena calidad, y que su equipo funcione como un equipo élite de deportes competitivos.
Un día en la vida de un gerente de proyectos es impredecible, el gerente de proyectos va a estar expuesto a estas diez áreas en cualquier momento de su día sin previo aviso. Su labor principal es evitar problemas en vez de lidiar con ellos, y eso solo se consigue con el valor de su experiencia. De una manera general los proyectos siguen este proceso en su ciclo de vida: empezar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar.
Increíblemente, y desafortunadamente muchas empresas usan a la persona equivocada como gerente de proyectos. El gerente de proyectos no tiene que ser ‘el experto’ en la misión y los objetivos del proyecto, al contrario, cuando el gerente de proyectos es el experto en la misión y los objetivos los proyectos usualmente fallan. Por ejemplo, si una empresa va a construir una aplicación móvil, el gerente de proyectos no debería ser el ingeniero de sistemas. Si una empresa va a lanzar un producto nuevo, el gerente del proyecto no debería ser el gerente de marketing. ¿Por qué? El ingeniero de sistemas o el gerente de marketing son parte importantísima del proyecto y se los denomina “Expertos en la Materia” en inglés: “Subject Matter Experts, SMEs. Los SMEs van a crear estrategias, y van a tomar decisiones en cuanto al producto, sin embargo, las otras 10 áreas del proyecto van a quedar desatendidas. El gerente de proyectos debe ser el experto en el proceso de implementar proyectos, no en crear los productos del proyecto. Una manera fácil de entender este concepto es la siguiente: el mejor actor no tiene que ser el productor de una película. El actor se va a concentrar en su mejor actuación, sin embargo, preparar, producir, y vender la película requiere de la coordinación y el equipo de los productores.
El gerente de proyectos profesional es responsable de: empezar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar actividades en estas diez áreas del proyecto: la estrategia para implementar el proyecto, el manejo de la misión y los objetivos del proyecto, el manejo de las relaciones con los directivos de la empresa, el manejo de todas las comunicaciones internas y externas, el manejo de presupuestos, el manejo de los itinerarios, el control de calidad, el manejo de las adquisiciones, el manejo de recursos humanos, y el manejo de riesgos. A continuación, una descripción breve de cada una de las 10 áreas de un proyecto formal.
Integración
La integración se usa al principio y al final del proyecto. La integración de un proyecto es la estrategia que se va a seguir para asegurarse que la misión y los objetivos del proyecto sean cumplidos. En esta área se define y se documenta formalmente que proceso se va a seguir, cuando se va a comenzar, como se va a medir, cómo se va a planear, cómo se va a documentar, cómo se van a definir las actividades, los riesgos, el presupuesto, etc. La integración también define la estrategia a seguir para planear y ejecutar el proyecto para cumplir con los indicadores definidos. Finalmente prescribe cuando el proyecto se va a terminar y como saber que la misión y los objetivos del proyecto han sido cumplidos. Los documentos principales de esta área son el plan del proyecto, el charter del proyecto, y el reporte final.
Interesados
En inglés los interesados se los denomina “stakeholders.” Esta área del proyecto documenta quien se va a beneficiar positiva o negativamente del proyecto. Esta área ayuda a definir el organigrama de un proyecto (no de la empresa, solo del proyecto). Quien toma decisiones, quién es responsable de proveer la inversión y el personal necesario para el proyecto. También define quien tiene que recibir reportes de progreso, en qué áreas del proyecto les interesa estar más envueltos, como prefieren recibir reportes.
La influencia en un proyecto de los interesados es crucial para el suceso o el fracaso de un proyecto. El gerente del proyecto es responsable de manejar las relaciones entre el equipo y los interesados. Los interesados no son solo los responsables del proyecto, también incluye el equipo, los empleados de la empresa y los clientes. El documento principal en esta área son organigramas y descripción de roles y responsabilidades para el proyecto.
Alcance
En inglés, alcance quiere decir ‘Scope’, el gerente del proyecto es responsable del manejo del scope de un proyecto. Scope quiere decir la delimitación de lo que se tiene que completar en el proyecto. El gerente tiene que monitorear que no se haga más de lo requerido, que no se haga menos de lo requerido, o que no se cambie lo que se tiene que hacer (scope creep). ‘Scope creep’ es muy costoso y usualmente trae consecuencias negativas en un proyecto. Scope creep es como subirse a un taxi y cambiar el destino cada 10 minutos. Se van a gastar recursos, tiempo, gasolina, tarifas, y nunca se va a llegar a un destino. Por este motivo un experto de un área no puede ser el gerente de proyectos, porque se puede cambiar de destino muy fácilmente En proyectos formales se puede cambiar el destino, si se sigue un proceso de evaluación que resulta en negociaciones de inversión, tiempo y scope. No hay cambios deberían hacerse en el proyecto a no ser sean documentados, y aprobados por todos los interesados.
Tiempo
El gerente de proyectos es responsable de crear itinerarios de trabajo. El gerente documenta que se tiene que hacer y cuando se tiene que completar, que hay que hacer primero, qué actividades pueden comenzar al mismo tiempo. Hay actividades que requieren culminar al mismo tiempo, otras requieren un espacio mientras termina una actividad antes de comenzar otra, etc. También se define cuando tiempo va a tomar, y cuantas horas de trabajo va a tomar. Por ejemplo, completar un reporte puede tomar 5 horas, sin embargo, el empleado encargado de completar el reporte solo tiene 1 hora libre al día, es decir tomará 5 días completar el reporte: Trabajó = 5 horas, Duración = 5 días. Con esta información se definen fechas de comienzo y fechas de término de una actividad, y del proyecto en general. El documento principal de esta área es un cronograma de trabajo (Gantt Chart).
Costo
El gerente del proyecto es responsable de manejar todos los costos del proyecto, desde el presupuesto inicial hasta los costos estimados, la planificación de gastos, el pago a los empleados, las compras de insumos y servicios y pagos a los vendedores. El gerente es responsable de que los costos no excedan el presupuesto aprobado para el proyecto. Un buen gerente de proyectos sabe que no se debe comprar nada que no sea necesario para el proyecto, y al mismo tiempo debe analizar que los materiales obtenidos sean de buena calidad para evitar complicaciones en la ejecución. El principal documento de esta área es el costo aprobado del presupuesto del proyecto y reportes financieros regulares.
Control de Calidad
El gerente de proyecto es responsable de que los proyectos sean implementados siguiendo los estándares de calidad de la industria, de la empresa, y específicos para el proyecto. La calidad es parte muy importante de un proyecto, pero tiende a aumentar el costo y el tiempo. La calidad es parte de la planeación, si se falla en incluir calidad en las actividades del proyecto es muy posible terminar un proyecto sin exceder el costo y en el tiempo requerido, pero sin cumplir los indicadores requeridos. Un gerente de proyectos experimentado crea un balance entre calidad, tiempo y costo. Los documentos más importantes de esta área son el plan de calidad, el control de calidad, y la aceptación de los resultados por parte de los interesados.
Recursos Humanos
El componente más importante de todos los proyectos es el equipo que conforma el proyecto. Esta área define quien va a ser parte del equipo, como va a estar organizado el equipo. Quien tiene experiencia en las distintas áreas del proyecto, quien va a tomar la decisión final si hay discrepancias de opinión, quién necesita entrenamiento. En el proceso de manejar el equipo, el gerente de proyectos tiene que tener al equipo informado y motivado, tiene que tomar acciones correctivas si un componente del equipo no completa sus actividades a tiempo o si las actividades no cumplen con la calidad requerida. Hay proyectos en donde los gerentes de proyectos se convierten en supervisores de los empleados mientras dura el proyecto, en otros casos la corrección se hace a través del supervisor directo del empleado.
El documento más importante de esta área es un documento que describe cuando un integrante va a ser parte del proyecto, y sus responsabilidades. Este documento ayuda a los supervisores el saber cuándo un empleado va a estar disponible o no para sus labores diarias y cubrir estas actividades con otros empleados.
Comunicaciones
Esta es el área principal culpable de que la mayoría de proyectos fallen si no está bien manejada. Un gerente de proyectos invierte cerca del 80% de su tiempo en esta área. No solo incluye que se debe comunicar, pero como se debe comunicar (por ejemplo: memo, email, chat, reunión, etc.) y el tono de la comunicación. Un gerente de proyectos define la diferencia entre comunicar y colaborar, define como y cuando el equipo se va a comunicar, decide en donde se van a guardar los documentos de proyectos para que todos en el equipo tengan acceso a la documentación. También va a definir cuando un documento es final o si está todavía en borrador.
El gerente de proyectos maneja y documenta las reuniones del proyecto, maneja la discusión, se asegura que todos sean escuchados. Es primordial que el gerente de proyecto entienda que su responsabilidad es organizar, analizar, confirmar y simplificar los mensajes del proyecto, pero no es responsable de generar el contenido del mensaje sin consultar con el equipo. El gerente de proyectos es como un traductor entre el equipo y los directivos de la empresa. El gerente de proyecto es el que coordina comunicaciones con los vendedores, es el pivote de comunicación central del proyecto. El documento principal de esta área se llama el plan de comunicaciones.
Riesgos
El gerente de proyectos es responsable de manejar los riesgos de un proyecto. Los riesgos son identificados en cada reunión del proyecto. En un proyecto un riesgo es una suposición o una condición que si no se controla puede evitar que la misión y los objetivos del proyecto no se cumplan. El gerente documenta el riesgo, define con el equipo la probabilidad de que pase y el impacto en el proyecto. El gerente prioriza los riesgos, los clasifica, los cuantifica, les da un valor monetario y lo más importante define el plan necesario para minimizar el riesgo, desviarlo o aceptarlo. El documento más importante de esta área se lo conoce como el registro de riesgos.
Adquisiciones
El gerente del proyecto es responsable de las adquisiciones requeridas para el proyecto en cuanto a bienes o servicios. Se encarga de decidir si algo se tiene que reusar, rentar o comprar. Se encarga de definir los vehículos para la adquisición, por ejemplo, el proyecto puede publicar un concurso de oferta. El gerente crea declaraciones de trabajo, crea procedimientos para escoger los mejores vendedores, negocia contratos, maneja contratos y se asegura que los vendedores cumplan con sus ofertas para autorizar pagos. En muchos casos los proyectos son el resultado de un proceso de adquisición. El documento más importante de esta área son los requerimientos para un concurso de oferta y los contratos con los vendedores.
La labor del gerente de proyectos es el manejar estas 10 áreas de un proyecto, proveer una planificación adecuada. El gerente de proyectos experimentado evita problemas en vez de lidiar con problemas. Se dice que fallar en planificar quiere decir planear a fallar. Paradójicamente, un día en la vida de un gerente de proyectos es casi imposible de planear, en una simple reunión de un proyecto pueden descubrirse riesgos o problemas en cualquiera de estas 10 áreas, que si no se los maneja de una manera adecuada todo el proyecto estará en riesgo. El gerente tiene una delicada labor de mantener en balance el tiempo, calidad, los riesgos, el costo, los recursos y el alcance del proyecto. Es imposible descuidar uno de ellos sin afectar a los otros.
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